מאמר זה הולך לסקור מספר טיפים וטריקים הגיוניים בתחום עיצוב אירועים שיהוו את המפתח להוצאה מוצלחת. טיפים אלו מיועדים לכל מתכנני הפקות אירועים ועיצוב אירועים באשר הם במטרה לעזור וליצור חוויית אירוע מהנה וחלקה ככל שניתן.תכנון תוכנית האירוע
אני לא יכול להדגיש זאת בצורה מספקת. ברגע שהתאריך קבוע ביומן אתה צריך להתחיל ולתכנן דברים שונים. דמיין לעצמך שאתה בונה בית. אתה מתחיל עם תוכנית ארכיטקטורית ואז בונה את היסודות, המסגרות וכו'. הצעד הראשון הוא לחשוב בצורה הוליסטית וכוללת על האירוע שלך. איך היית רוצה שהוא ייראה? איך היית רוצה שהוא יתנהל? תכנן את האירוע מההתחלה שלו ועד לסיום שלו. לאן האורחים צריכים להגיע? אילו פעילויות מתוככננות? מתי כולם יאכלו, האם יש אוכל באירוע, אולי להזמין שירותי קייטרינג? מה יהיה בתפריט? איזו חוויה אתה רוצה שהאורחים שלך יקחו מהאירוע שלך? ברגע שיש לך תאריך ספציפי אתה יכול להתחיל לשבת עם הלוח שנה ולשרטט לך את המסלול להצלחת האירוע שלך. בשלב תכנון הפקת האירוע שלך חשוב לחשוב על כל הפרמטרים מעלה. לפי התקציב שלך אתה יכול להחליט אם להשכיר מועדון להפקת האירוע, לשכור תקליטן, להזמין שירותי קייטרינג, שירותי זיקוקי דינור, שירותי עיצוב חופה וכו'. לכל השאלות מעלה ולהמלצות במאמר זה תוכל למצוא באינטרנט חברות רבות שתוכל לקבל מהם שירותים אשר יפיקו את האירוע שלך או יסייעו לו - הכל כמובן בהתאם לתקציב שלך. אם התקציב שלך יאפשר הזמנת שירותי קייטרינג כי החלטת שאתה רוצה שיהיה אוכל באירוע, וזה מבחינתך לא יקר וחוסך המון עבודה אז לך על זה. גם, חיפוש מקום לאירועים באינטרנט יספק לך שלל של חברות אשר יציעו לך מקום לחגוג ולהפיק את האירוע שלך אם אתה מעוניין בהשכרת מקום לאירועים או מועדון כזה או אחר.
חשב כמה זמן כל צעד בתכנון האירוע שלך אמור לקחת, ואז תוסיף לזה זמן אקסטרה לכל מקרה.
שלב זה הוא נחוץ והכרחי על מנת ליצור לעצמך שלווה נפשית ותכנון מוצלח של האירוע שלך. חשוב שתבחר לך ספקים שאיתם ניתן לעבוד ולסמוך עליהם כיוון שישנם כאלו שלא ניתן לסמוך עליהם כאשר אתה מתכנן את האירוע שלך. זהו חלק מהותי וחשוב כאשר אתה מתכנן אירועים בכך שלא תיפול עם ספקים לא אמינים שיחזרו בהם מן ההבטחות שלהם אליך. תכנון האירוע שלך מראש עם לקיחת זמן ספייר מראש הוא חשוב ומהותי בשלב האירוע וכך תמנע מעצמך לחצים מיותרים.
הזמן את כל הציוד הדרוש מבעוד מועד ותרגיש את עצמך בר מזל אם יש לך מספר קופסאות שיושבות אצלך במחסן בשבוע שלפני האירוע שלך. עדיף מוקדם ממאוחר מדי. תוכל אף להיעזר באינטרנט - כיום ישנם חברות שמספקות שירותי השכרת ציוד לאירועים וחשוב לעשות סקר שוק טוב ולראות מה כל חברה מציעה לך. ציוד לאירועים יכול להיות מגוון, החל ממעגל מתופפים, בלונים, זיקוקים, כסאות ישיבה ופופים וכל דבר אשר תזדקק לו. באינטרנט תוכל לצפות בכל סוגי הציוד שהחברות השונות מספקות וכך תוכל למצוא משהו שמתאים לתקציב שלך או אפילו אולי יעלו לך רעיונות חדשים לאטרקציות להפקת האירוע שלך.
צרף בהתנדבות חברים וידידים שניתן לסמוך עליהם וחברי משפחה ותאציל עליהם משימות קטנות על מנת שהאירוע יזרום בצורה חלקה ככל הניתן.
אתה טוב בהכנת פלטות סלטים אוריינטליים, אך נאבק כאשר זה מגיע לכך שאתה צריך לעצב קישוטים באירוע? תתקשר לחברים יצירתיים ובקש מהם עזרה באספקט זה של האירוע שלך. לא צריך שאדם אחד ישא בכל הנטל של הפקת אירועים לבדו, וגם זה יכול להיות יותר מהנה כאשר עובדים בצוות. נחמד גם להעלות רעיונות שונים ולקבל רעיונות לעיצוב האירוע מאנשים אחרים - יכול להיות שמישהו יציע פעילות ייחודית שתפתיע אותך. כאשר אתה מעצב את האירוע שלך, דבר נכון לעשות הוא לשלוח קודם חבר או בן משפחה בשביל לקבל פידבק לפני שאתה מתחיל לעצב את האירוע שלך. אח"כ תבוא עם כל החברים שיעזרו לך בתחום עיצוב האירוע. ברגע שתחלק ותאציל סמכויות על אחרים שיעזרו לך להרים את האירוע אתה תרגיש הרבה יותר טוב כאשר אתה תתקדם לכיוון היום הגדול שלך וכך, האירוע שלך יזכה לקבל נקודות מבט שונות שיוסיפו טעם טוב לעבודה הקשה שאתה והולך להשקיע בעיצוב האירוע שלך.
בחר נושא לאירוע שלך ורוץ איתו!
חלק מהאירועים הינם יותר גמישים מאחרים, אז יכול להיות שעצה זו לא תתאים אם אם אתה מתכנן אירוע שיש לו קו מנחה קשיח, אך ברוב המקרים נושא האירוע שתבחר בו הוא גמיש ויכל לספק לך עוגן מאורגן בשבילך. אם אתה מתכנן מסיבת יומולדת לילד שלך שבן השש שאוהב צפרדעים, למשל, אתה יכול להזמין מראש חולצות עם צפרדעים ועוגה בצורת צפרדע ואז לבחור בעיצוב שיהיה תואם את הנושא הזה, כמו: בלונים ירוקים, זיקוקים ליום הולדת, צלחות ומפיות ירוקות, אפילו צלילים של צפרדעים שילווה את האירוע. הילדים מתלהבים ומתים על זה.
תקציב האירוע
טוב, כמובן זה החלק הכי פחות נעים בעיצוב האירוע שלך אך הוא נחוץ מאד. מההחלה, אתה צריך לקבוע תקציב ולהיצמד אליו. אתה יכול לקחת מישהו שיעזור לך בחלוקת התקציב בשביל להבין כיצד אתה יכול להוציא את המירב ממגבלת התקציב שלך. חשוב מאד לא להתפזר ולעשות סקר שוק טוב לגבי כל ציוד לאירועים שאתה הולך להזמין ולרכוש. חבל שתתבאס אח"כ.
לסיכום
טיפים אלו לתכנון האירוע שלך יהפכו להיות באמת שימושיים כאשר תתחיל לתכנן אירועים מסוגים שונים. חשוב לזכור תחום של עיצוב או הפקות אירועים הוא תחום בעל תחרות רבה מאד, אתה יכול להיעזר בחברות מקצועיות אשר יספקו לך שירותי עיצוב אירועים תמורת תשלום, קייטרינג, זיקוקין לאירועים, ציוד לאירועים, ואלו מומלצים בעיקר כאשר מדובר בתקציב גבוה ואירועים גדולים שדורשים המון זמן ועבודה. טיפים אלו יעזרו לך כמובן גם אם תתכנן אירוע גדול יותר או פחות כי הם מהווים קווי הנחייה בסיסיים בתחום של עיצוב אירועים. אך אם אתה מתכנן מסיבות הפתעה או יומולדת בעצמך אתה תמצא כי טיפים אלו יכולים לעזור לך לשרטט קו מנחה בכל הנוגע לשלב תכנון ועיצוב האירוע עצמו ואף תפיק תועלת ממאמר זה.
