מי מאיתנו לא מפנטז על הרגע בו הוא יעמוד מתחת לחופה? בין אם זה תחת כיפת השמיים על חוף הים או מנגד בתוך אולם מקורה וסגור. כולנו חולמים על הרגע בו נתחתן ומפנטזים ומדמיינים כיצד זה יראה. כמובן, שבמהלך הזמן התוכניות משתנות, רעיונות שנראו בעבר נראים לפעמים פחות טוב כאשר מגיעים למעמד החתונה - אך תמיד חשוב לחשוב כיצד אתם רוצים לתכנן את החתונה ולהפיק את האירוע, כך שיתאים לציפיות שני בני הזוג וינה על צריכהם. בין אם זו חתונה קטנה או בין אם זו חתונה גדולה עם מאות מוזמנים. בעצם, כולם רוצים את אותו הדבר פחות או יותר - חתונה ייחודית שכולם יזכרו.כאשר מגיעים לרגע עצמו בו נופל האסימון שצריך להתחיל ולהתרוצץ לגבי ארגונים לחתונה מתחיל הלחץ האמיתי. לארגן שמלה, צלם, תקליטן, למצוא מקום לאירועים שעונה על הדרישות של בני הזוג, בין אם זה אולם או גן אירועים. פה מתחילה העבודה הרצינית בכל הקשור להפקת אירועים בין אם זו חתונה או אירוע מסוג אחר.
על מנת להגשים את הפנטזיה לאופן בו החתונה תיראה ותהיה מאורגנת, חשוב לתכנן את כל הפרטים מראש בצורה מעמיקה. הבעיה מתחילה כי לרובם אין נסיון בארגון חתונה בפרט או בהפקת אירועים ככלל. נכון, על פניו עצם העניין של הפקת אירועים אינו נראה מסובך כלל. מוצאים מקום לאירועים, צלם, תקליטן, סוגרים שמלת כלה וזהו. אמנם, על פניו דברים אלו אינם מסובכים ברמה שבה לא ניתן לעשות זאת לבד. אלא שבפועל לא כל אחד מסוגל לארגן אירוע טוב ברמה כזו או אחרת, בעיקר כאשר מדובר באירוע גדול עם מוזמנים רבים וההשקעה הכספית הינה גדולה.
בדרך כלל אין לזוגות שעומדים להתחתן זמן רב להשקיע בתהליך הארגון ותכנון האירוע, לכן, לעיתים מומלץ בנסיבות שרשמתי מעלה לשכור איש מקצוע שתחום עיסוקו הוא הפקת אירועים. כמובן, יש לבחון לשם כך את עניין התקציב, אך לעיתים כאשר הכאב ראש מעצם הפקת האירוע עדיף לתת לבעל מקצוע לשבור את הראש. מעבר לכך היות וזהו תחום התמחותו (ובמידה ואתם מקבלים המלצות על איש שכזה או שאתם שוכרים חברה לעיצוב אירועים שחברים המליצו לכם עליה) כמעט בהכרח החתונה או האירוע שלכם ישודרג ברמתו. החל מחשיבה על כל הפרטים הקטנים ועד לעצם הפקת האירוע עצמו. כדאי לזכור כי לפעמים הפרטים הקטנים הם אלו שנותנים אך הנופך ומשנים את פניו של האירוע מאירוע סביר לאירוע מוצלח מאד.
כאשר אתם נמצאים באירועים של אחרים אתם שופטים באופן טבעי לפי הדברים הקטנים כביכול שהורידו מערכו של האירוע - עיצוב השולחנות, עוצמת התאורה, עוצמת המוסיקה וכו'. אין להקל ראש בדברים אלו וחשוב לזכור מנסיונם של רבים אחרים שכל התחתנו כי בעצם מעדויותיהם ניתן ללמוד כי כאשר האירוע הוא שלך אתה לא שם לב בכלל מה קורה מסביבך ואיך הכל מתנהל. כך שלבדוק שהכל בסדר בזמן האירוע שלך זה מאד קשה וכמעט אף בלתי אפשרי. מנקודה זו ניתן להבין את חשיבות העניין של לשכור איש המתעסק בהפקת אירועים או חברה טובה לעיצוב אירועים. היתרון העצום בעצם לקיחת חברה לעיצוב אירועים היא הוזלת העלויות באופן משמעותי מול הספקים בתחומים שהשונים. היתרון השני היא שעושים עבורך את העבודה - כמובן שלא בחינם.
מבחינת היתרונות - כאשר שוכרים חברה רצינית להפקת אירועים יוצא אפוא שהם מטפלים ומתכננים ביחד איתכם הזוגות את כל אופיו של האירוע והקו הנחה בו הוא אמור לצעוד. החל ממציאת מקום לאירועים שעונה על דרישותיכם, השכרת ציוד לאירועים, כמו שירותי בר קפה, השכרת פופים ועמדות בופה אם אתם עושים אירוע או חתונה שלא במסגרת האולם, מציאת דיג'יי לאירועים מוכר ובעל שם בעלות מתאימה, שירותי קייטרינג במידה והאירוע הוא בחוץ ולא בגן אירועים, עיצוב השולחנות, הדפסת הזמנות לחתונה ועוד.
חשוב לזכור דבר נוסף - מתחתנים בדרך כלל פעם אחת וזו השאיפה למרות שלעיתים החיים מוליכים אותנו לחתונות חוזרות. אך מתוך נקודת מוצא שכולם מעוניינים להתחתן פעם אחת חשוב לתכנן את האירוע בקפידה בין אם החלטתם לשכור שירותי הפקת אירועים או שהחלטתם לארגן את הכל בעצמכם. ישנם כיום זוגות רבים שמעדיפים לארגן את האירוע שלהם בעצמם. חשוב לחשוב כל כל הדברים שיש לחשוב עליהם מראש בשביל לא לקבל הפתעות ברגע האחרון כי שכחתם דברים מסויימים. ראשית, חפשו מקום לאירועים שיענה על האופי של החתונה שאתם רוצים. אתם רוצים לחגוג את האירוע בגן אירועים? באולם? אולי במקום בטבע? יש לחשוב מה אתם צריכים בשביל כך, איזה סוג של אוכל יהיה באירוע? האולם מספק את המנות? ואם כן מה הרמה של האוכל - אל תוותרו על חלק הטעימות של האוכל באולם וכמובן קבלו משובים שמאנשים שהתנסו כבר באירוע באותו המקום שאתם מעוניינים. במידה ואין לכם ממליצים תוכלו להיעזר ברשת האינטרנט לשם כך לנסות ולראות בטוקבקים מה אנשים חשבו על המקום שבחרתם ומה הייתה ההתנסות עם בעלי האולם.
במידה ובחרתם לחגוג במקום בטבע אתם חייבים לחשוב ולהתקשר עם חברה המספקת שירותי השכרת ציוד לאירועים וחפשו אם הציוד לאירועים שהם מספקים תואם לרעיון שיש לכם לחגוג את החתונה שלכם בטבע - לדוגמת הפרחת פרפרים בחתונה לבנה. הציוד שתשכרו הינו מגוון כמו פופים לישיבה, מחצלות וכו'. אולי תחשבו אפילו על אטרקציות כמו מעגל מתופפים, מופעי אש וכו'. תכננו איזה סוג של שירותי הסעדה אתם רוצים שיהיה באירוע, האם אתם מתכוונים להכין את האוכל או לשכור שירותי קייטרינג? ברשת האינטרנט תוכלו למצוא המון חברות המספקות שירותי קייטרינג והסעדה עם ייחוד שונה אך חשוב לזכור כי ההתרשמות מהתמונות היא אמנם יפה ונכונה, אך חשוב לא פחות להשתמש בממליצים שכבר חוו ועסקו בעבר עם חברת הקייטרינג אותה בחרתם.
אז האם לשכור חברת להפקת אירועים או לא?
הפרמטר הראשון שיש להתחשב בו הוא כמובן השיקול הכלכלי. אך חשוב לזכור כי לעיתים שווה להשקיע בחברה שתעשה עבורכם את כל העבודה כי יש לה קשרים עסקיים עם ספקים שונים. והיא גם יכולה לחסוך לכם עלויות רבות במשא ומתן מול הגורמים השונים. כיוון שהחברה או המפיק כבר עסקו בהפקת עשרות ואפילו מאות חתונות הוא מכיר את כל הטריקים והשטיקים בתחום ויודע בניגוד אליכם על מה הוא יכול לשאת ולתת והיכן ניתן לקבל הנחות משמעותיות. הוא גם בקשרים עסקיים עם חברות אחרות כמו חברות להשכרת ציוד לאירועים ויכול לתת לכם מחירים טובים יותר אם תפנו דרכו בניגוד לאם תעשו זאת באופן פרטי. החסרון היחיד של זה זהוא ממליץ לכם על קולגות שלו שעוסקות בכך ולאו בהכרח הטובות ביותר בתחום או עבורכם, לכן כדאי לבחון מראש עם מי החברה מקושרת - ניתן לשאול את אשי הקשר של החברה ולקרוא באינטרנט על החברות איתם הוא עובד.
שיקול נוסף חשוב הוא ארגון הזמן. בוודאי רובכם טרודים בעבודה ולימודים ואין לכם זמן לכל ההכנות. במקרה כזה חברה להפקת אירועים עושה את כל העבודה בשבילכם, הם גם מארגנים את הזמן בצורה יותר מקצועית ונכונה. כך שלא תבזבזו את זמנכן בפגישות חוזרות ונשנות מול ספקים. הם ימצאו עבורכם מקום לאירועים שהולם את דרישותיכם, ימצאו דיג'יי לאירועים מוכר ובעל נסיון עשיר ובכך יחסכו מכם המון כאב ראש.
לסיכום, האופציות כיום הינם מגוונות, אתם יכולים לשכור חברה שתטפל בכל החבילה, החל ממציאת מקום לאירועים, בחירת שמלת כלה, טיפול בהזמנות, ארגון חינה, סידור ישיבה למוזמנים ועוד. לעומת זאת יהיו מפיקים שנוכחים אף ורק בזמן האירוע ויתפעלו את כל הכרוך בהפקת האירוע עצמו, החל מסידורי ישיבה ועד להוצאת המנות.
בכל אופן שתהיה לכם חתונה מהנה ואני מקווה שמאמר זה תרם לכם בנושא הבנת חשיבות של תכנון והפקת האירוע.
